24 de mayo de 2018

Equipos de trabajo virtual, consejos para conseguir que funcionen




La conectividad avanzada y el software que permite sacarle partido han conseguido algo que hace no muchos años parecía imposible: que se puedan crear equipos de trabajo que no necesitan estar centralizados en un mismo sitio para poder realizar las acciones para las que han sido formados. Es decir, que son virtuales. Eso sí, hay ciertas opciones que, de ser aplicadas de forma adecuada, consiguen que se optimice su uso en las empresas.

Evidentemente la implementación de equipos virtuales de trabajo se ha comenzado a estandarizar con la llegada de la conectividad 4G, que supuso hace un tiempo un salto muy importante en las posibilidades de trabajo en movilidad (el inminente salto a 5G vendrá a aumentar estas posibilidades). Pero, además, para que se saque el máximo partido por parte de las compañías, es necesario contar con software adecuado -pensado por y para la virtualización del trabajo colaborativo-, como por ejemplo uno de nuestros productos estrella: Circuit.

El caso, es que ahora contar con grupos de trabajo que cuentan con miembros que están cada uno de ellos en una parte diferente del mundo, ya sea por su lugar de trabajo o simplemente por los cada vez más habituales viajes, es ahora muy normal. Por lo tanto, tanto la conectividad avanzada y el software que permite sacarle partido han conseguido algo que hace no muchos años parecía imposible: que se puedan crear equipos de trabajo que no necesitan estar centralizados en un mismo sitio para poder realizar las acciones para las que han sido formados. Es decir, que son virtuales. Eso sí, hay ciertas opciones que, de ser aplicadas de forma adecuada, consiguen que se optimice su uso en las empresas.



El caso, es que ahora contar con grupos de trabajo que cuentan con miembros que están cada uno de ellos en una parte diferente del mundo, ya sea por su lugar de trabajo o simplemente por los cada vez más habituales viajes, es ahora muy normal. Por lo tanto, hemos pasado de la comunicación boca a boca a la virtual, donde las videoconferencias y la mensajería se ha convertido no en una herramienta habitual, sino esencial. Por cierto, que incluso las barreras del idioma están cerca de desaparecer, y cada vez son más comunes las soluciones que traducen en tiempo real.

Qué tener en cuenta para asegurar el buen funcionamiento de un equipo de trabajo virtual


Lo primero es que existen factores que son muy importantes tener en cuenta antes de formar un equipo, como por ejemplo la geografía (esencial para que exista una contacto viable y aprovechable entre los miembros que lo conforman) y, además, para que procesos colaborativos sean bien entendidos e implementados por todos y cada uno de los que participan en el trabajo. Aparte es esencial que la elección de los líderes sea realizada con cuidado, ya que una mala motivación y dirección es sinónimo de fallo en los equipos de trabajo virtual -estos, además, tienen que saber utilizar las herramientas de software de forma completa, como por ejemplo la ya mencionada Circuit-.



Para que todo funcione de forma correcta en un equipo de trabajo virtual, es indispensable que se cumplan algunos requisitos que, también, se pueden tomar como consejos. Son los siguientes:

  • Siempre tener objetivos y tareas claras, que no ofrezcan dudas (e incluso, esto es esencial en los roles que tienen cada uno de los miembros del equipo). La simplificación es clave.
  • Creación y ejecución de un sistema de comunicación que permita que todos los trabajadores implicados puedan estar en contacto para solventar dudas, pedir ayuda y acceder a la información.
  • Mapa de logros a corto, medio y largo plazo para tener un control general a la hora de avanzar en el trabajo objetivo. Esto sirve tanto de herramienta de control como de motivación.
  • Comunicación fluida entre los líderes y los miembros del grupo, para siempre tener un feedback del avance de trabajo y control de funcionamiento tanto del desempeño como del propio software.
  • Incentivar siempre que sea posible, para de esta forma mejorar la resolución (con participación y proposición de ideas).

Si todo esto se cumple y se dispone de los medios necesarios, como por ejemplo la conectividad adecuada; aplicaciones completas como las que ofrecemos en Unify; y base de trabajo en la que apoyarse -como por ejemplo centros de servidores y apoyo logístico-, los equipos de trabajo virtuales no son una opción, sino el futuro de las empresas que buscan ser importantes en el futuro.

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