21 de diciembre de 2017

Reuniones online, cómo hacerlas más interesantes

Uno de los grandes avances que se han conseguido gracias a la tecnología en general, y de la conectividad en particular, es el poder realizar reuniones con participantes que no tiene que estar necesariamente en una misma sala. Para ello, existen las videoconferencias en grupo, una opción que necesita de un software de calidad que las implemente para que varios usuarios puedan ver, escuchar y hablar los unos con los otros (y un buen ejemplo es Circuit). Que los participantes mantengan el interés es algo complejo, pero existen algunos pequeños trucos que pueden ayudar a que esto no sea así.


Lo cierto es que en las diferentes encuestas que se han realizado con trabajadores que tienen que asistir a reuniones a distancia mediante videoconferencia, se han obtenido unos resultados que son muy claros: generalmente, la insatisfacción y falta de interés supera el 80%, lo que es un mal síntoma ya que si los conceptos e informaciones que se desean transmitir o no quedan claros debido a que los asistentes hacen otras cosas -algo muy habitual en el tipo de reuniones de las que hablamos-, lo más probable es que en un futuro a corto plazo se tengan dificultades para conseguir los objetivos marcados.



Por lo tanto, tomar diferentes medidas para crear videoconferencias en grupo donde los asistentes tengan que obtener información utilizando software como por ejemplo Circuit, es una excelente forma de proceder (e, incluso, se podría decir que una obligación del responsable que ha creado reunión online en concreto). Este desarrollo ofrece todas las herramientas necesarias para poder dar uso a todas las recomendaciones que indicaremos y con una excelente calidad y máxima seguridad. Así, por poner un ejemplo con Circuit se consiguen desde poder crear videoconferencias de forma abierta o cerrada, y no le falta comunicaciones de mensajería con la que incluso compartir todo tipo de documentos. Por lo tanto, en Unify ofrecemos una herramienta que se podría considerar como una “navaja suiza” para los que trabajan en condiciones de movilidad -en este enlace puedes descubrir todas las opciones de la aplicación de la que hablamos-.



Seis consejos para hacer atractiva una reunión online


Hemos generado una estructura de opciones que siempre se deben realizar con la que conseguir que todos los asistentes comiencen con el debido interés la reunión online y que esto no cambie en el transcurso de esta. Si se siguen los consejos que proponemos, de forma general se contará con la atención e implicación de los asistentes en la mayoría de los casos. Son los siguientes:

  • Dejar claro la razón de la reunión online: esto es básico, ya que de esta forma los asistentes saben a qué se enfrentan y la temática que se tratará. Además, es vital indicar a cada una de las personas qué es lo que puede sacar -al menos en un principio- de su asistencia. Que se esperen beneficios siempre es clave.
  • Dejar todo organizado antes de empezar: es esencial que se tenga todo bien amarrado. La funcionalidad de la conexión, el material que se desea compartir, que la aplicación utilizada no tiene problema alguno. Por cierto, dos pequeños consejos, el organizador debe siempre ser el primero en estar presente y, además, no se debe invitar nada más que a los asistentes imprescindibles, ya que de esta forma se detectará un interés global por todo u no habrá elementos de vacío. Esencial que la aplicación que se utiliza se tenga dominada, para ello elegir opciones sencillas y potentes como Circuit es básico.
  • Horarios y presentaciones: lo primero es esencial, se debe intentar conciliar una hora de conexión que sea viable para el mayor número de los asistentes. Nadie asiste de forma obligada a una reunión online con la mejor predisposición. la presentación de todos los asistentes es vital, con datos como nombre, cargo y lo que aporta a la videoconferencia. De esta forma, las conversaciones fluyen.


Una vez que se han seguido estos primeros consejos, pasamos a los que creemos que son vitales una vez que se he comenzado con la reunión online. Con ellos, se conseguirá mantener a todos los asistentes atentos e implicados.

  •  Ayuda y asignación de tareas: aunque nos veamos muy capaces a la hora de ejercer de anfitrión en una reunión online, para que esta sea dinámica y accesible es una muy buena idea acompañarse de una persona que preste ayuda y que intervenga de forma fluida. De esta forma se rompe con la posible monotonía. Evidentemente, la distribución de temas y tareas es básica entonces, y se debe tener y mostrar confianza en el ayudante.
  • Genera la participación: como seguro que ya pensabas, esto es un básico conseguirlo y hay diferentes formas de intentarlo. Una buena opción es la de lanzar preguntas no directas, para que sean los participantes de la reunión online los que den las respuestas y sus puntos de vista. Los temas a tratar deben ser claros y cortos, ya que los tiempos continuados no son buenos compañeros de viaje. Importante que existan descansos si se prevé que se alargue en el tiempo la videoconferencia o si esto se produce de forma natural.
  • No pierdas detalle de lo que se habla: en ocasiones un comentario suelto o una disputa natural ofrece la solución o la mejor opción para solventar la razón de la reunión. No dejes de apuntar todo lo que consideres importante, y siempre se deben dejar que se hagan comentarios y se expresen opiniones. Todo cuenta y no siempre las mejores ideas nacen de la formalidad. Y, precisamente, las videoconferencias para hacer reuniones online son un claro ejemplo de esto. la información, es clave, sea la que sea.



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