Optimizar el tiempo en el trabajo, clave del éxito empresarial

El tiempo puede ser un gran aliado de las empresas o, si no se gestiona como es debido, es uno de los grandes enemigos con los que se enfrenta una compañía a la hora de sacar partido a su fuerza laboral. Por lo tanto, una gestión adecuada de este es básica para conseguir las metas que se han fijado para avanzar en el mercado, independientemente de si se utiliza una oficina o si se ha adaptado una estructura descentralizada con trabajadores en movilidad o que puedan desempeñar sus funciones en su casa.

Lo primero que se tiene que hacer para saber si ya se ha conseguido optimizar el tiempo de los trabajadores, es conocer si estos no lo pierden en exceso (entendiendo que una jornada laboral sin descansos o con pequeñas evasiones es, irremediablemente, poco productiva por exceso). Así, una de las cosas que hay que descubrir es si los temidos “ladrones de tiempo” en las empresas están haciendo de las suyas. Y no nos referimos a las personas como tal, si no a las acciones que se realizan para no ser completamente productivos.

¿Y cuáles son los “ladrones de tiempo” más habituales? Estos han cambiado a lo largo de los años, y donde antes la conversación o el realizar tareas propias y no de las empresas eran lo habitual, los nuevos tiempos y la tecnología han cambiado esto. Actualmente, las redes sociales; la gestión del correo (especialmente el personal, pero el laboral también puede ser un problema); y, como no, las notificaciones de los teléfonos móviles -personal o de empresa- son elementos que hacen que se pierda en algunos casos hasta un tercio de la jornada sin ser productivo. Y, esto, es un exceso.

En ocasiones es complejo conseguir medir esto, y la mejor forma de lograrlo es con la complicidad del propio trabajador, ya que si se consigue su implicación y el aprovechamiento de su jornadas él también se ve beneficiado ya que si sus objetivos están bien dimensionados, no se llegará a momentos de estrés e, incluso, se podrá avanzar en la conciliación. También hay que contar con algunas herramientas de medición, denominadas SaaS -aplicaciones que miden la productividad en Internet-, que son elementos de gran ayuda. El caso, es identificar donde se malgasta el tiempo.

Mejoras para optimizar el tiempo

Un vez que se ha conseguido detectar a los “ladrones de tiempo”, llega el momento de poner remedio a lo que ocurre y, también, de dar pasos para optimizar el tiempo que se emplea en los trabajos para conseguir una jornada productiva. Lo primero es comprobar que se aportan las herramienta necesarias para que no se caiga en la desesperación al trabajar y, por ello, se acabe por gastar tiempo en tareas que no son las adecuadas por mero aburrimiento.

Un ejemplo claro es el de los empleados que trabajan en entornos de movilidad. Si a estos no se les suministran aplicaciones adecuadas -como por ejemplo Circuit-, el acceso a datos y servidores puede ser, cuando menos, un suplicio. Aparte, si cada vez que necesitan comunicarse o reunirse tienen que ir a la oficina, el tiempo que se pierde en viajes no es rentable.

Otros consejos que se deben tener en cuenta y que consiguen optimizar el tiempo de trabajo, son los que enumeramos a continuación. Además, todos ellos son opciones sencillas de aplicación y, también, económicas -y se ha demostrado su efectividad en entornos reales-:

●      Priorización de tareas. No siempre lo primero que llega es lo más efectivo que se tiene que hacer. Las necesidades de la empresa son específicas, así como el tiempo que se tiene y, por ello, es necesario conseguir una estructura que fluya a la hora de realizar gestiones. Y, en la mayoría de los casos, la multitarea es un cáncer para el trabajo de calidad.

●      Planificación. Ese es un mantra que se persigue siempre, y que en pocas ocasiones se consigue. Pero unos trabajadores bien estructurados y con las tareas claras, son los más productivos. Administrar bien el tiempo es la mejor forma de optimizarlo, y una gestión semanal es siempre una excelente idea.

●      Delegar y decir no. Esto puede parecer algo menor, pero resulta que no es así. Muchos son los que son incapaces de delegar en compañeros, por lo que genera un cuello de botella que es complicado arreglar. Y, justo con esto, se enlaza el saber los límites que se tienen -especialmente de tiempo- y, por ello, tener claro donde se llega o no en una jornada laboral. Si se tiene que rechazar algo, se hace… siempre con razones, claro (y, además, se genera un aviso a la empresa de que existen problemas estructurales).

●      Volcado al 100%. Hay momentos en los que se tiene que estar concentrado totalmente en una tarea para optimizar el tiempo. Esto es algo que deben entender tanto el trabajador como la empresa, y por ello hay que tender a la desconexión total hasta que se termina. La eficacia de esta forma de trabajar es alta, y los resultados efectivos y evidentes.

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