26 de octubre de 2017

Cómo no fallar al gestionar un equipo de trabajo deslocalizado


La tecnología ha avanzado tanto que es posible realizar el trabajo de una forma deslocalizada y en plena movilidad. Soluciones técnicas para ello ya existen, por lo que es normal que cada vez sean más las compañías que se deciden por implementar esto en su fuerza de trabajo. Pero, eso sí, la gestión no es exactamente la misma que la que se da cuando los trabajadores y los elementos están en una oficina, por lo que es posible que se comentan errores.

Por ello, es importante acertar a la hora de crear un grupo de trabajo que no estarán centralizados en una ubicación física de forma habitual. Pero existen algunas líneas maestras que permiten que todo fluya de forma correcta y que tanto los empleados como la propia compañía se vean beneficiados tanto al aumentar su productividad como al tener una satisfacción a la hora de trabajar y conseguir los retos propuestos por las compañías.


Cómo no fallar al gestionar un equipo de trabajo en remoto

Es básico tener muy claro que tanto los empleados como los cargos intermedios no están en un mismo lugar, por lo que se tiene que disponer de una forma de actuar distinta a la que hay en las oficinas. Un ejemplo de lo que decimos es que ni el lenguaje corporal ni la forma de hablar se detectan con servicios de chat, como por ejemplo nuestra herramienta Circuit, por lo que hay que ser consciente de ello en el lenguaje que se utiliza al escribir. Aparte, una llamada de vez en cuando –aunque sea una videoconferencia-, que genere una sinergia entre todos nunca está de más.
Pero hay algunos procesos y protocolos que se deben tener en cuenta para no fallar a la hora de gestionar un equipo de trabajo deslocalizado. Son los siguientes:
  • Creación de procesos de trabajo: esto es esencial y, para ello, lo primero es que tanto los gestores como los propios trabajadores conozcan las herramientas de trabajo que tendrán. Hecho esto, se establecen unos pasos iniciales para que cualquiera que llegue al grupo de trabajo sepa lo que tiene que hacer y lo que se espera de él. Unos manuales nunca deben faltar, así como reconvenciones para optimizar el uso de la tecnología.
  • Crear hábitos de trabajo adecuados: despistarse a la hora de trabajar en casa u otros lugares es algo que puede darse con facilidad, y esto puede convertir a un trabajador más que valioso en uno simplemente adecuado. Por lo tanto, establecer unas rutinas de trabajo con puntos intermedios de consecución de objetivos ayudan a todos. Así, el flujo de acciones siempre existe y la dependencia de las personas que componen un equipo de trabajo deslocalizado no genera un problema de tiempos.
  • Estar disponible: esto es algo que no siempre se tiene en cuenta, pero se debe estar disponible de forma periódica tanto los gestores como los trabajadores. En caso contrario se tiene una sensación de abandono y no resolución de problemas. Evidentemente esto se soluciona con las nueva tecnologías, como los smartphones, pero no dar respuesta por horas a un problema o pregunta es muy contraproducente.
  • Mantener las oportunidades: este punto es importante, ya que si en una empresa a los trabajadores que forman un equipo de trabajo deslocalizado no se les da opción de crecer en esta, la sensación es de no sentirse parte de ella y ser menos considerados que el resto. Es esencial que los buenos trabajadores, aunque realizan su día a día en remoto, tengan opciones de ascender y ganar en responsabilidad.
  • No abusar del correo: este es un error muy común. Se tiende a utilizar el correo electrónico a modo de herramienta certificadora, cuando es de comunicación. De esta forma, muchos trabajadores y gestores reciben ingentes cantidades de mensajes por esta vía que no les permiten realizar su tarea de forma adecuada. Existen otras vías, incluso opciones que se apoyan en software específico, para tener la certeza de recepción de tareas y comunicados. Deben utilizarse, y no otras como el email.

Un detalle final para gestionar un equipo de trabajo deslocalizado

Aunque sea muy cómodo y pueda generar cierta pereza, las reuniones semanales o quincenales en persona deben realizarse. De esta forma, por un lado se puede establecer un nexo de unión que permita generar colaboración y pertenencia a un grupo útil y formado. Además hay ciertas comunicaciones que es mucho mejor realizarlas en persona. Por lo tanto, esto es algo que se debe hacer en una oficina o centro de coworking, por ejemplo.

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