4 de diciembre de 2015

La nube convierte tus documentos en una herramienta de colaboración


Aunque una primera reflexión nos lleva a pensar que la gestión y el intercambio de documentos en la nube es un tema ya conocido y del cual no se puede decir nada nuevo, lo cierto es que se trata de un servicio que cada día cobra más importancia y es un factor determinante para la productividad en la empresa. Por esta razón, en el tercer Twitter Chat de #ConoceCircuit, hemos abordado las posibilidades de colaboración que ofrece la nube utilizando herramientas como Circuit.




En la actualidad es habitual que un usuario utilice servicios en la nube, principalmente el correo electrónico y almacenamiento de archivos. Sin embargo, una gran mayoría no explota todo el potencial que ofrece y se limita a utilizar el almacenamiento como un repositorio estático de archivos.

Y lo comprobamos con la pregunta: ¿En vuestra rutina diaria seguís enviando y recibiendo documentación adjunta al correo electrónico? La respuesta fue unánime, todos afirman seguir utilizando los archivos adjuntos.

@julioruigarcia aseguró que “sí, a todas horas”, mientras @ConchaCLC destacó la "ida y vuelta de documentos a diario". Por su parte, @elenadfunchal manifestó la necesidad de contar con una herramienta de trabajo que fuera más allá del correo electrónico.


Pero lo cierto que el continuo envío de adjuntos puede ser un problema cuando se nos acumulan en las carpetas un gran número de versiones de documentos. También, la consulta de muchos adjuntos si desde el móvil puede consumir muchos 'megas' de nuestra tarifa de datos.

Al contrario, las ventajas de almacenar en la nube son muchas: liberas espacio en el disco de nuestro ordenador; evitas el riesgo de pérdida de información; te facilita la búsqueda de los documentos, dispones de la información en cualquier momento y puedes acceder desde cualquier dispositivo, entre otras.

Pero el almacenamiento solo es el comienzo. Disponemos de una serie de servicios en la nube que nos facilitan la colaboración con compañeros de trabajo, clientes o proveedores y aumentan significativamente la productividad.

La sincronización de archivos es una de ellas y nos ofrece la capacidad de acceder siempre a la última versión desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo. Por ejemplo, si estoy en el aeropuerto esperando la salida mi avión, puedo actualizar una presentación desde la tablet y cuando llegue a destino tenerla disponible en mi ordenador y en el de mi cliente. Igualmente, si tuviera alguna duda sobre un dato de dicha presentación podría editarlo en línea de forma colaborativa junto con mis compañeros. Una vez terminado, todos los participantes tendríamos disponible la última versión con todos los cambios.

Este es un aspecto que destacó @LuciaFVarela: “Sería de gran utilidad ya que para mí es imprescindible trabajar con herramientas que favorezcan la movilidad”. Por su parte, @RivasJMR subrayó la utilidad de poder sincronizar documentos en la nube, sobre todo de PC hacia móvil y tablet.

Y cuando hablamos de movilidad, envío y recepción de documentos y almacenamiento en la nube no tarda en surgir un tema que preocupa a cualquier usuario: la seguridad.

En este sentido, herramientas de colaboración como Circuit cuentan con los más altos estándares de seguridad en las comunicaciones como la certificación Safe Harbor, a través del cifrado de datos de alta calidad y en reposos con cifrado AES de 256 bits.

Otras funciones destacadas de Circuit son la posibilidad de compartir pantalla en una conferencia web, muy útil para presentaciones o servicios de atención al usuario; realizar llamadas a móviles y fijos a usuarios Circuit o externos así como transferirlas al ordenador sin perder la comunicación; dar acceso a las conversaciones a usuarios invitados como, por ejemplo, un cliente o consultar las conversaciones desde un Apple Watch, entre muchas otras. Todo ello con un firme objetivo: facilitar la New Way To Work.

¡Os esperamos en el cuarto chat el próximo jueves: beneficios de la tecnología para la nueva forma de trabajar! Recordad que será el 10 de diciembre a las 12.00

Por Hernán Rodríguez
@rodriguezhernan

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