7 de marzo de 2014

Gestiona tu trabajo como un CEO


Desde un enfoque de eficiencia y productividad, la forma de gestionar el tiempo y el trabajo (tareas) de CEO's, directivos y empleados, debería ser la misma. La productividad (o el aumento de productividad) de una empresa, pasa ineludiblemente por el aumento de productividad individual de cada empleado, desde el primero (tú) hasta el último (tu CEO). Tu contribución es tan importante como la de tu CEO. Tu tiempo es tan importante como el de tu CEO.

Piensa cómo tu CEO (y la alta dirección) gestiona su tiempo, sus tareas y sus prioridades, y descubrirás cómo puedes optimizar tu trabajo y maximizar tu productividad.

Es la nueva forma de trabajar, trabajar de forma inteligente: serás más eficiente, y dispondrás de más tiempo "libre" para otros proyectos, alcanzar objetivos más altos, o simplemente disfrutarlo. 

Productividad es una medida que relaciona el resultado obtenido versus esfuerzo (tiempo/coste) que se ha necesitado para obtenerlo. Por lo tanto, analiza todas y cada una de las actividades que haces desde el punto de vista de la productividad, personal y de tu organización:

  • Lo primero de todo, establecer unos objetivos: EL CEO (se) marca objetivos tanto empresariales como personales.  Tanto para él como para ti, los empresariales vendrán, más o menos, establecidos por el "papel" en la organización.  Para los personales, tienes que pensar en tu evolución, pensar en cómo quieres verte en el futuro (en tres meses o en tres años).  No escatimes en ilusión a la hora de plasmarlos. Esto te permitirá tener siempre presente lo importante (que no siempre es lo urgente), y dedicarle todos los días un tiempo a ello.  Trabajar por algo ilusionante te hará trabajar más feliz.

  • Traslada los objetivos a tareas. Tras la definición de objetivos, el CEO y su equipo, trazan un plan (personas, recursos, medios, ...) para conseguirlos en el tiempo establecido.  Por tanto, tú también debes trazar tu camino.  Escríbelo en papel o en digital, para luego poder revisar los avances y saber cuándo se han alcanzado.  Para cada tarea, analiza el esfuerzo, los medios necesarios, si tienes que hacerla tú o puedes delegarla, cuándo debe estar realizada y organízate. Cualquier herramienta de GTD puede ayudarte con esto.

  • La E de CEO es de Executive. Ser ejecutivo es realizar las tareas con eficiencia. Para cada una de ellas decide el beneficio, el resultado a alcanzar y la forma más productiva de realizarlo. El verdadero CEO se pregunta, ¿cuál es el beneficio que obtengo (obtiene la empresa) de esta acción? -  Tú has de plantearte la misma cuestión: cual es el objetivo/beneficio para la empresa/mí de esta reunión/tarea/actividad? Decídete a pensar formas alternativas o diferentes de poder hacerlo más eficientemente.  Busca el verdadero valor de cada una de ellas y cuando la estés realizando, concéntrate en ella, no te salgas del camino.  No te despistes.  

  • Revisa regularmente tu progreso. EL CEO revisa periódicamente las cifras, los asuntos, los objetivos.  Piensa si lo que has estado haciendo te acerca a conseguir tus objetivos. No busques excusas, solo te engañarías a ti mismo. Y cambia todo aquello que no te ayude a alcanzar tus objetivos.

  • Sé estricto con tu tiempo. El CEO tiene muy claros los objetivos y, por tanto, los pasos a dar para alcanzarlos. Has de gestionar muy bien el escaso tiempo del que dispones.  ¿Has visto la película "in Time"?  Hazlo y reflexionarás.

  • Controla tus comunicaciones: El CEO tiene, por lo general, una secretaria (o asistente) que le gestiona la presencia y las comunicaciones. La secretaria trabaja como gestor de sus comunicaciones y de su tiempo. Funciona como "barrera". Cuando alguien se quiere poner en contacto con un CEO, la secretaria atiende el teléfono, identifica quien es y qué quiere (la importancia del asunto, y el tiempo necesario), y a partir de ahí decide cómo y por qué medio se podrán poner en contacto con él.

Al igual que el CEO, tú puedes gestionar eficientemente tu tiempo y tus tareas a través de las Comunicaciones Unificadas:

  • Unifica todos tus canales de comunicación en una única ventana. Así no perderás el tiempo al tener que cambiar tu atención de un lado a otro.

  • Gestiona bien tu tiempo dedicado a comunicarte y a realizar tus tareas. Define un tiempo para atender los canales de comunicaciones: (email, teléfono, redes sociales...), un tiempo para tu equipo y un tiempo para centrarte en tus tareas. E intenta que no se solapen.  

  • Gestiona el tiempo de atención a tus canales de comunicación. El tiempo de reacción o respuesta esperada de un email no es de 1 minuto; lo razonable o esperado se estima desde 1 hora a 1 día. Revisa por tanto el correo varias veces al día, no continuamente y deshabilita la ventana emergente y el timbre de nuevo correo.  Esto te permitirá no desconcentrarte en la tarea, y te evitará el típico si sólo voy a ver qué pasa con este tema

  • Concéntrate. Nadie puede hacer varias cosas bien a la vez. Si estás diseñando la estrategia de venta del año que viene, no puedes a la vez, chequear el email y responder a la llamada del departamento de recursos humanos. Pon todas tus energías en la tarea que estés haciendo en cada momento. Aíslate. No atiendas el email, ni el teléfono. Lo importante es la concentración en la actividad. ¿Cuantas veces has dicho, me voy a casa o me encierro en una sala que tengo que terminar esto y en la oficina no puedo concentrarme?  Lo terminarás antes y mejor.  Para ello el siguiente punto es fundamental.

  • Gestiona tu presencia de forma correctaDisponible, Ocupado, No molestar, En reunión, etc...; anúnciala y respétala. Si estás trabajando en una tarea que requiera una alta concentración, comunica tu estado y cuando alguien necesite algo tuyo, házselo saber: Disculpa, ahora estoy concentrado en .... En media hora te devuelvo la llamada/estoy contigo. El tiempo justo para ser educado pero no perder la concentración.  Con nuestro Número Único de Servicio (ONS) podrás derivar las llamadas al dispositivo preferido configurado.  Si estás en No Molestar, configúralo hacia el buzón de voz.

  • No persigas (pierdas el tiempo persiguiendo) a la gente para comunicarte: Elige el canal de comunicación más apropiado y chequea la disponibilidad (estado) de la otra persona antes de comunicarte. En caso de que no esté disponible activa un tell-me-when que te avise justo en el momento en el que la otra persona vuelva a estar disponible o incluso os ponga en comunicación directa automáticamente. 
  • Usa la videoconferencia o la videollamada para las conversaciones más importantes, más personales.

  • Utiliza medios digitales para tomar notas, así no tendrás que transcribir las conclusiones o el plan de acción acordado, y podrás compartirlo en segundos con los participantes.  Si dispones de un lugar común donde alojar la información del equipo, cópiala ahí; así será accesible por todos en cualquier momento.

  • Gestiona tus reuniones de forma efectiva: convócalas con tiempo, define un(os) objetivo(s) claro(s), una hora de comienzo y una de fin. Y respétala al 100%. No permitas que empiece más tarde. Haz saber a quien ha llegado tarde la molestia que ello supone. No retrocedas en los temas de la reunión por alguien que ha llegado tarde, su falta de respeto no debe suponer una pérdida de tiempo para el resto. Sé consciente del tiempo, de los temas a tratar y de los objetivos a cumplir, y gestiónalos correctamente para cumplir con la hora de finalización. Deja algunos minutos de recapitulación para verificar las conclusiones. Como has tomado notas digitales, comparte el acta/plan justo al finalizar.

A partir de ahora, piensa y trabaja como un CEO.

Con un uso inteligente de las Comunicaciones Unificadas conseguirás una nueva forma de trabajar más eficiente, conseguirás más con menos. Serás más productivo y por ende tu organización será más productiva.


José Raúl Díaz   
Project Ansible Ambassador
Unify   

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