12 de junio de 2013

amplifyTEAMS y la eficiencia en las reuniones virtuales de equipos

Saben aquel que dice que ... Un alemán, un inglés y un español están convocados a una reunión virtual basada en una audioconferencia, y cuando se acerca el momento de la reunión (10:00 por ejemplo), el alemán dice (con acento alemán del sur de Baviera):

   - “yo me conectarré 10 minutos antes para comprrobarr que todo está prreparrado, no hay prroblemas con el puente de conferrencia, y así tenerr tiempo de rreacción”.

Acto seguido, dice el inglés:
    - “today, las technologies son so much fiables, then me conectaré to the conference at 10 o’clock, como order the English punctuality”

Y pasados 5 minutos de las 10:00, el español intentando buscar el PIN de conferencia, dice:
    - “como las reuniones siempre empiezan unos minutos después de la hora, y haciendo uso de los 5 minutos de cortesía, conectándome ahora, llego justo y no pierdo el tiempo”.

Este casi-chiste, y perdón por los estereotipos, clichés y demás tipismos, de los que estoy totalmente en contra, no tiene ninguna gracia.
¿Por qué?
Porque es la realidad en todas y cada una de las reuniones, sean presenciales o virtuales, a las que cada uno de nosotros asiste a lo largo del día: perdemos demasiado tiempo en iniciarlas.

¿Cuánto tiempo se ha MALGASTADO en iniciar la parte efectiva de la conferencia?
La respuesta, a través del anterior ejemplo, es directa: 10-20 minutos por persona; y que cada uno multiplique por el número de conferencias que se hacen al cabo del día, del mes o del año en una empresa u organización, para determinar el potencial de optimización existente.

¿Y cómo se pueden conseguir unas comunicaciones eficientes según amplifyTEAMS?
Muy fácil, cuando se crea la reunión-conferencia, OpenScape permite reservar automáticamente todos los recursos necesarios para la conferencia (puente de conferencia, PIN, sala de videoconferencia o colaboración WEB), de una forma muy intuitiva para todos los usuarios, y en menos de 1 minuto. Y lo más importante, es que permite indicarle a OpenScape el tipo de conferencia que se quiere: entrante (la típica, cada uno llama al puente con el PIN) o saliente.

Y en esta última, es donde está el verdadero potencial de amplifyTEAMS y de la eficiencia: si la reunión virtual o conferencia, está programada para las 10:00, OpenScape inicia automáticamente la llamada de conferencia a todos los participantes a las 10:00.

Independientemente de donde esté cada participante y de cual sea su dispositivo preferido en ese momento, a las 10:00 recibirán la llamada con la invitación de unirse a la conferencia, y a las 10:01, todos estarán “listos” para iniciar la reunión.

Y esto es ahorro de tiempo. Esto es eficiencia. Esto es competitividad. Tal y como adelantamos en el artículo inicial “amplifyTEAMS: comunicaciones eficientes”, las comunicaciones unificadas están al servicio de la eficiencia de la organización.


Raúl Díaz @jrauldiazp
Presales Manager & amplifyTEAMS ambassador
Siemens Enterprise Communications



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